履歴書・職務経歴書をメールで送るときのマナー

就職・転職活動中には、会社の採用担当者からメールでの履歴書送付を求められることがあります。「ファイル形式は?」「気を付けるべきマナーは?」など不安に思う方もいるのではないでしょうか。この記事では、「メールで履歴書を送る時に気をつけるべきポイント」「履歴書をメール添付するやり方」「件名・本文の例文」などをご紹介していきます。は、「メールで履歴書を送る時に気をつけるべきポイント」「履歴書をメール添付するやり方」「件名・本文の例文」などをご紹介していきます。ぜひ参考にしてください。

履歴書・職務経歴書データの作り方

パソコンで履歴書を作成した場合

書類を送る際のおすすめのファイル形式は「PDF」です。PDF形式に変換することで、送り先のパソコンの使用環境に左右されずにファイルを開くことができるなどの利点があるからです。

顔写真は履歴書に貼付した状態で提出

履歴書のデータ上の写真枠に貼付して提出します(基本的に、履歴書データと別に顔写真データをメールに添付する必要はありません)。

ファイル名のつけ方

ファイルを確認する採用担当者が誰の・どんな内容のファイルなのか分かりやすく、かつ管理しやすいよう「氏名」のファイル名にしましょう。

例:

グエンミンアン_履歴書

 

セキュリティを気にするならパスワードを設定する

セキュリティが気になる場合は、履歴書などの応募書類のファイルにパスワードをかけて送りましょう。履歴書にパスワードを設定してメールで送る場合は1通目のメールに履歴書ファイルを添付し、2通目のメールでパスワードを知らせる、というように2通に分けて送ると良いでしょう。

履歴書・職務経歴書をメールで送る際のマナー

件名

採用担当者は日々たくさんのメールをチェックしているので、件名、本文共に内容が分かりにくいとストレスに感じるかもしれません。そのためすぐにわかるようになっていると親切です。

例:

 

○○応募の件/履歴書の送付 グエンミンアン
宛先

「法人格+会社名 部署名 担当者氏名」は基本です。

採用担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」とします。

あいさつ

メールの文面の最初に基本的には、

「お世話になっております。●●(氏名)です

 

また、

初めてご連絡させていただきます。○○○○と申します。

と簡単に書くだけで構いません。

内容

メールの用件として、応募の経緯と履歴書や職務経歴書をそのメールで送っていることをなるべく簡潔に分かりやすく伝えます。1通目のメールでは履歴書送付メールであること、添付ファイルにパスワードを設定しており、後から送るメールで知らせる旨も忘れずに記載しましょう。2通目のメールでは、先に送った添付ファイルのパスワードである旨を記載してください。

例:

○○で貴社の求人情報を拝見し、貴社の○○職に応募させていただきます。
メールにて履歴書等の応募書類を送付させていただきますので、
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。なお、履歴書のファイルには念のためパスワードを設定しております。
後ほどパスワードをお送りいたしますので、
併せてご確認をいただけますでしょうか。

※パスワードを送る場合

先程、履歴書をお送りさせていただいた○○○○です。
添付ファイルに設定したパスワードを送付いたします。パスワード ○○○○
締め

締めの文面には、

「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

また

 

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき
一度、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

など、忙しいなか履歴書を確認してもらうことへの感謝が伝わるような言葉を添えられると好印象でしょう

署名

自分の連絡先を正確に記載します。「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の順で記載しましょう。

まとめ

以上が、履歴書をメールで送る際のポイントです。

ネットの普及に伴って転職活動のスタイルも大きく変わってきましたが、担当者の立場に立って、マナーを守ったメールを送るよう心がければ、基本的には大丈夫です。

次の選考(筆記試験、面接など)に進むためにも、印象の良いメールを送りましょう。